Padėkite kurti svetainę ir pasidalykite straipsniu su draugais!
Apžvalga
- Darbo laikas: 2 - 12 val
- Įgūdžių lygis: pradedantysis
Svarbių dokumentų ir popieriaus netvarkos tvarkymas gali būti kova. Taigi labai svarbu sukurti funkcinę namų registravimo sistemą, kurią iš tikrųjų naudosite. Jūsų registravimo sistemoje turi būti atsižvelgiama į visus skirtingus jūsų turimų dokumentų tipus, be to, turite atsikratyti popieriaus, kurio nereikia supaprastinti saugykloje.
Šis projektas padės jums atlikti pradinę namų registravimo sistemos sąranką. Šiuos veiksmus lengva atlikti, nors laikas, kurį praleidžiate, gali labai skirtis, priklausomai nuo to, kiek popieriaus turite surūšiuoti ir sutvarkyti. Bet jei įdėsite pradinių pastangų, turėtumėte sukurti sklandžiai jums veikiančią registravimo sistemą.
6 dažniausiai pasitaikančios netvarkos rūšys jūsų namuose
Ko jums reikės
Įranga / įrankiai
- Šiukšlių dėžė
- Smulkintuvas
- Etikečių gamintojas arba rašymo įrankis
Medžiagos
- Failų aplankai
- Dėžutė, failų dėžutė ar kita failų aplankų saugojimo vieta
- Priešgaisrinė dėžutė arba seifas (nebūtina)
- Segtuvas (pasirinktinai)
- Gautųjų dėklas (pasirinktinai)
Nurodymai
-
Surinkite visus savo dokumentus vienoje vietoje
Pirmasis žingsnis nustatant namų bylų sistemą - visus dokumentus sutvarkyti toje pačioje vietoje, kad galėtumėte juos rūšiuoti. Be to, kad paimsite dokumentus iš akivaizdžių vietų, pavyzdžiui, stalo stalčių ir dokumentų spintelių, nuvalykite likusius namus, kad įsitikintumėte, jog viską apskaitėte.
Patikrinkite įprastas vietas, kur gali kauptis dokumentai, pavyzdžiui, virtuvės stalą ar darbo krepšio vidų. Nuveskite viską į vieną vietą, kur turite daug vietos pasiskirstyti. Popierių rūšiavimas ant grindų ar didelio stalo gali būti veiksmingas.
-
Atskirkite dokumentus 5 kategorijose
Dabar atėjo laikas rūšiuoti visus dokumentus. Kiekvienas dokumentas bus suskirstytas į vieną iš šių penkių kategorijų: veiksmas, archyvas, buitis, perdirbimas ir smulkinimas. Štai ką priskirti kiekvienai iš šių kategorijų:
- Veiksmas: Tai yra dokumentai, kuriuos reikia atlikti, o tada išmesti. Nepainiokite jų su dokumentais, kurie priskiriami namų ūkio kategorijai. Namų ūkio dokumentai pateikiami nuolat; veiksmo failai naudojami vieną kartą ir tada išmesti. Pavyzdžiai: kvietimai, bilietai į stovėjimą, priminimai apie susitikimus, namų darbai ir sąskaitos.
- Archyvas: Ši kategorija apima popierius, kuriuos turite kabinti, bet nereikia nurodyti daugiau nei vieną ar du kartus per metus. Pavyzdžiai: mokesčių deklaracijos, medicininiai įrašai, akademiniai įrašai, aktai, nuoma, garantijos ir sutartys.
- Namų ūkis: Tai yra popieriai, kuriuos naudojate, kad jūsų namai (ir gyvenimas) veiktų. Pavyzdžiai: kuponai, receptai, vartotojo vadovai, šių metų mokesčių kvitai ir dokumentai apie būsimas keliones.
- Perdirbti: Tai yra dokumentai, kurie nepriskiriami nė vienai iš anksčiau nurodytų kategorijų ir kuriuose nėra jokios asmeninės informacijos. Pavyzdžiui, šiukšlės, laikraščiai, žurnalai, seni jums nereikalingi namų darbai ir naudoti vokai.
- Susmulkinti: Šiai kategorijai priskiriami dokumentai, kurie nepatenka į pirmąsias tris kategorijas, tačiau juose yra asmens identifikavimo informacijos. Tokie pavyzdžiai yra kreditinių kortelių pasiūlymai, seni banko išrašai ir sąskaitos.
-
Išmeskite nereikalingus dokumentus
Dabar, kai suskirstėte dokumentus į penkias kategorijas, galite išlaisvinti vietą, išmeskite nereikalingus dokumentus. Pirmiausia išimkite perdirbimo krūvą, nes tai turėtų būti lengva ir tereikia numesti ją į perdirbimo dėžę. Tada susmulkinkite neskelbtinus dokumentus, kurių atsikratote. Baigę turėsite palikti prieš save tik dokumentus, kuriuos turite pateikti.
-
Tvarkykite archyvo failą
Pirmiausia spręskite archyvo dokumentų krūvą. Šioje krūvoje gali būti labai svarbių dokumentų, tokių kaip jūsų pasas ar socialinės apsaugos kortelė. Taigi idealu įdėti šiuos popierius į priešgaisrinę dėžę arba saugiai juos apsaugoti.
Suskirstykite archyvo krūvį į subkategorijas, kad organizuotumėte efektyviau, pvz., Akademinius, automobilių, užimtumo, finansinius, sveikatos, draudimo, asmens identifikavimo ir nekilnojamojo turto dokumentus. Kiekvienai subkategorijai naudokite pažymėtą failų aplanką. Tada įdėkite tuos aplankus į seifą, ugniai atsparią dėžę ar kitą vietą, kurioje planuojate juos laikyti.
-
Sutvarkykite namų ūkio bylą
Dabar atėjo laikas jūsų namų ūkio dokumentų kaupimui. Šiuos dokumentus galite laikyti aplankuose, saugomuose dokumentų spintelėje ar kitoje prieinamoje vietoje. Tačiau daugelis žmonių mėgsta laikyti savo namų ūkio popierius segtuve su įvairiais skyreliais ir kišenėmis. Pagrindinis rišiklio privalumas yra tas, kad jis neužima daug vietos, jį galima laikyti ir perkelti ten, kur jums reikia.
Pvz., Galite sukurti segtuvą su skyreliais kuponams, kuponams ir dovanų kortelėms; atlygiai ir lojalumo kortelės; kvitus, kuriuos vis dar nurodote; ir vartotojo vadovus, kuriuos retkarčiais reikia patikrinti. Padalinkite dokumentus į kategorijas, kurios geriausiai atitinka jūsų gyvenimo būdą.
-
Nustatykite veiksmo failą
Galiausiai išspręsite savo dokumentų kategoriją. Kadangi šiuose dokumentuose yra daiktų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį, gali būti naudinga juos laikyti lauke kaip vizualinį priminimą sau, o ne įdėti į kartoteką. Darbalaukio gautųjų dėklas gali būti gera galimybė saugoti veiksmo dokumentus, tačiau taip pat galite paprasčiausiai įdėti popierius į failų aplanką, kurį laikote pasiekiamą.
Veiklos dokumentus galite suskirstyti į kategorijas, pvz., Sąskaitas, laiškus, į kuriuos reikia atsakyti ir pan. Tačiau dažniausiai lengviausia visus šiuos dokumentus mesti į tą pačią bylą ir planuoti tą bylą peržiūrėti bent kartą per savaitę. Tuo metu turėtumėte atlikti atitinkamus veiksmus su kiekvienu elementu. Tada turėtumėte perdirbti arba susmulkinti atliktus daiktus ir įdėti viską, ko reikia saugoti į savo namų ūkio ar archyvo failus. Tikslas - kad jūsų veiksmų byla būtų kuo mažesnė.
