Kaip nustatyti savo užduočių prioritetus

Padėkite kurti svetainę ir pasidalykite straipsniu su draugais!

Beveik visi jaučiasi turintys per daug ką veikti ir per mažai laiko tam atlikti. Kai jūsų darbų sąrašas yra pilnas, kaip sužinoti, kurią užduotį pirmiausia atlikti? Tas pribloškiantis jausmas kyla iš nesugebėjimo nustatyti visų tų, atrodytų, svarbiausių užduočių. Jei jaučiate, kad jūsų darbų sąrašas ilgėja kiekvieną minutę ir net nežinote, nuo ko pradėti, štai kaip nustatyti, įvertinti ir nustatyti prioritetus savo užduotims.

1. Padaryk sąrašą

   Prieš bandydami rūšiuoti savo įsipareigojimus pagal svarbą, skirkite laiko, kad sudarytumėte išsamų visko, ko jums reikia ar norite atlikti, sąrašą. Padalinkite savo sąrašą į skyrius, skirtus įvairioms užduotims. Šios kategorijos galėtų apimti:

   • Dienos ar savaitės užduotys: Šios kasdienybės „užduotys“ gali būti asmeniškos, pavyzdžiui, valgio planavimas ir maisto prekių pirkimas, arba susijusios su darbu, pavyzdžiui, savaitinis komandos susitikimas. Jei jau laikotės dienos režimo, būsite susipažinę su šiomis užduotimis; jei to nepadarysite, tai tinkamas laikas ją sukurti. Tai, ką įtraukiate, gali skirtis - kai kuriems žmonėms nereikės sau priminti tikrinti el. Pašto adresų ar pirkti maisto produktų, tačiau kiti vertins struktūrinius priminimus atlikti tam tikrus veiksmus tam tikru laiku ar tam tikromis dienomis.
   • Užduotys su terminais: Tai reikia padaryti iki konkrečios datos ir jas reikia paruošti iš anksto. Tai gali būti mokyklinis darbas, kuris turėtų būti parengtas per tris savaites, arba vakarėlis, kurį planuojate atlikti šešis mėnesius nuo šiol. Tokias užduotis ar projektus vėliau galima suskirstyti į mažesnius komponentus. Pavyzdžiui, užduotis parašyti referatą gali būti suskirstyta į atitinkamų knygų skaitymą, užrašų tvarkymą, metmenų rašymą, pirmojo juodraščio rašymą ir pan.
   • Pasikartojančios užduotys: Tai nevyksta kasdien ar kas savaitę, tačiau tai taip pat nėra vienkartiniai projektai. Pasikartojančios užduotys gali apimti stomatologo paskyrimus arba ketvirčio apskaičiuotų mokesčių pateikimą.
   • Savarankiškos, būtinos užduotys: Tai yra užduotys ar projektai, kuriuos žinote, kad turite atlikti, tačiau niekas jūsų nepadarys. Jiems retai, jei kada, yra įmontuotas laiko limitas. Tai gali būti jūsų smulkaus verslo svetainės tobulinimas arba naujo pirminės sveikatos priežiūros paslaugų teikėjo paieška.
   • Savarankiškos, nereikalingos užduotys: Tai yra malonesnė veikla, kuri vis dėlto linkusi nuklysti, nes kitos, akivaizdžiai reikalingos, užduotys jas išstumia. Pagalvokite apie malonumą skaitydami ar užsiimdami pomėgiais.
   • „Kada nors“ užduotys: Šios užduotys kabo jūsų darbų sąrašo gale ar galvoje, tačiau paprastai jų nereikia atlikti greitai; pavyzdžiui, dažykite radiatorius.

   Pastaba: tai, kaip jūs fiziškai sukuriate šį sąrašą popieriaus lape, planavimo priemonėje, programoje, naudodamiesi internetiniu kalendoriumi ar ne, yra mažiau svarbu nei užtikrinti, kad pasirinkote jums tinkantį metodą ir jūs “ naudosiu.

2. Tvarkykite savo sąrašą

   Išvardinę viską, ką reikia padaryti, galite išsiaiškinti, ką pirmiausia daryti. Visas užduotis galima suskirstyti į vieną iš keturių kategorijų:

   1. Skubios ir svarbios užduotys arba užduotys, kurias reikia atlikti pirmiausia, kurias reikia atlikti pirmiausia.
   2. Skubios, bet nesvarbios užduotys, kurias, jei įmanoma, galima pavesti. Jei neįmanoma deleguoti, į jūsų tvarkaraštį turėtų būti įtraukta pakankamai lankstumo ir papildomo laiko, kad jie būtų pritaikyti jiems pasirodžius.
   3. Svarbios, bet ne skubios užduotys, kurias reikėtų suplanuoti iš anksto, kad jos netaptų skubios.
   4. Užduotys, kurios nėra nei svarbios, nei skubios ir kurias galima pašalinti. Tačiau, jei jums patinka, jie turėtų būti suplanuoti pagal jūsų tvarkaraštį, kad jų neišstumtų griežtesni įsipareigojimai.

   Patarimas

   Apribokite ne daugiau kaip tris kasdienes užduotis, kurias privalote atlikti. Ši diena taip pat gali apimti mažesnes užduotis, kurios yra įprastesnės arba yra mažiau svarbios ar skubios, tačiau užsikrovus pagrindinėms užduotims, gali kilti stresas ir nusivylimas.

3. Įvertinkite kiekvienos užduoties vertę

   Užduoties vertę galite įvertinti keliais būdais. Pvz., Apsvarstykite, ar tai daro įtaką kitiems žmonėms ir kiek tie žmonės jums yra svarbūs - jūsų viršininko pritarimas ar jūsų vaikų gerovė tikriausiai yra svarbesnė nei, tarkime, nepažįstamų žmonių grupės, prie kurios sutikote prisijungti, nuomonės susitikime. Tačiau atminkite, kad prioritetai gali pasikeisti - jei jūsų viršininkui reikia, kad jūs ką nors padarytumėte dabar, jūsų ankstesnis pirmas prioritetas greičiausiai nukris į antrąjį.

   Taip pat galite priskirti didelę vertę užduotims, kurios, jūsų manymu, ilgainiui pasiteisina arba kurios jums atrodo naudingos. Viena nuoroda, su kuria tikriausiai susidursite skaitydami apie prioritetines užduotis, yra 80–20 taisyklė arba Pareto principas, kuris teigia, kad 80 proc. Padarinių sukelia 20 proc. Priežasčių. Tai geras priminimas, norint nustatyti, kam iš tikrųjų praleidžiate laiką ir kurios jūsų pastangos atsiperka.

4. Leiskite lankstumui

   Veikiantis tvarkaraštis leidžia keisti ir atpažįsta laiko apribojimus. Būkite realistai, skirdami prioritetus ir planuodami dienas. Jei kyla abejonių, pervertinkite tam tikros užduoties laiką. Jei vienu metu reikia atlikti dvi užduotis, pasirinkimas nuo ko pradėti priklauso nuo to, kaip geriausiai dirbate. Kai kurie žmonės nori, kad paprastesnė užduotis būtų sutelkta į sudėtingesnę užduotį; kiti jausis ramūs, jei pirmiausia pradės sunkesnę užduotį ir prieš tai eidami atliks dalį ar visą. Atminkite, kad prieš pereinant prie kitos nereikia atlikti vienos užduoties ar projekto nuo pradžios iki pabaigos, nebent, žinoma, taip dirbate, padidinate savo produktyvumą.

5. Paketinės užduotys

   Paketinės užduotys yra vienas iš efektyviausių būdų, kaip atlikti tas įkyrias ir pasikartojančias užduotis. „Paketinis“ reiškia nuolatinį darbą su tos pačios rūšies užduotimis, pavyzdžiui, visų sąskaitų apmokėjimu vienu metu arba visų pašto atidarymu kartą per savaitę, prieš pereinant prie kitos užduoties.

   Norėdami paketuoti, nustatykite užduotis, kurias atliekate vėl ir vėl, tada nustatykite paprastą darbo eigą, kad jos galėtų vykdyti. Tada vienu metu spręsite tas užduotis naudodami tą darbo eigą. Paketinis leidimas leidžia jums patekti į griovelį, atliekant tą pačią užduotį vėl ir vėl, todėl jums nereikės gaišti laiko aiškinant instrukcijas ar tai, ką turėtumėte daryti toliau.

6. Pašalinkite užduotis, kai įmanoma

   Išvardinę visas užduotis ir surūšiavę jas nuo svarbiausių iki mažiausiai, paaiškės, kurios užduotys yra sąrašo pabaigoje. Kartais galite pavesti užduotis kitam. Jei tai neįmanoma, nuspręskite, ar planuoti jiems laiką, ar juos pašalinti.

   Jūsų sąraše gali būti užduočių, kurių neprivalote atlikti arba kurių net nenorite atlikti, tačiau jautėte spaudimą tam tikru metu pridėti savo tvarkaraštį, pavyzdžiui, eiti į sporto salę ar dalyvauti knygų klubo susitikime. . Jei tai pašalins jūsų gyvenimo spaudimą, juos bus galima visiškai pašalinti.

   Galiausiai gali būti, kad jūs tiesiog turite per daug ką veikti. Jei nepavyksta visko padaryti, įvertinkite savo darbo krūvį ir nustatykite, ar jums tiesiog reikia dar šiek tiek praktikos nustatant prioritetus, ar turite kam nors pasakyti, kad nebegalite toliau atlikti tam tikros užduoties.

Padėkite kurti svetainę ir pasidalykite straipsniu su draugais!