Padėkite kurti svetainę ir pasidalykite straipsniu su draugais!
Popieriaus krūvos yra kančia, o tvarkyti namų dokumentų sistemą gali būti sunku. Tačiau jums reikia pakabinti kai kuriuos dokumentus, nes niekada nežinote, kada jų prireiks.
Kiek laiko reikia saugoti mokesčius, kvitus, banko išrašus ir kitus svarbius dokumentus? Kiekvienas dokumento tipas yra skirtingas, todėl saugokite visus savo dokumentus pakankamai ilgai prieš sukurdami smulkintuvą, net jei manote, kad su jais baigėte.
Veikiančios namų bylų sistemos palaikymas
Vienas raktų, norint sukurti veikiančią namų dokumentų tvarkymo sistemą, yra pradėti mažinti gaunamo popieriaus kiekį. Tai tikrai gali sumažinti popieriaus kiekį, kurį turėsite susmulkinti ar dildyti. Tai reiškia, kad reikia atsikratyti nepageidaujamo pašto, prisiregistruoti gauti el. Sąskaitas ir nepriimti reklaminių skrajutių, kuponų, kurių niekada nenaudosite, katalogų, kurių niekada neskaitysite, ar kitų trumpalaikių žinučių, kurias jaučiatės pakabinusios žinodamos jus tikrai ne.
Jei leisite iš anksto surinkti šį etapą, galite pradėti kovoti su popieriaus griozdais. Tai gali pasiekti net tašką, kai jaučiate, kad galite jį kaupti. Tokiais atvejais gali būti labai naudinga susisiekti su specialistu, kuris gali padėti jums atlikti deklamavimo procesą.
Antras žingsnis - įsitikinkite, kad turite gerą pašto valdymo sistemą. Kuo efektyviau elgiatės su paštu, tuo rečiau turėsite atlikti didelę padavimo, smulkinimo ir perdirbimo sesiją.
Sukurkite elektroninę sistemą
Atsikratę popieriaus padavimo, sukūrę elektroninę registravimo sistemą, sutaupysite vietos ir atsikratysite popieriaus netvarkos. Elektroninė registravimo sistema turi daug prasmės, nes tai yra lengviau nei bet kada.
Norėdami pradėti, turite skaitytuvą ir vietą failams laikyti: aplankų sistemą kompiuteryje ir atsargines kopijas debesyje, taip pat išorinį kietąjį diską. Kuo daugiau atsarginių kopijų turite namuose ir už jos ribų, tuo labiau būsite pasiruošę išmesti dokumentų krūvą, nesijaudindami, kad pametate ką nors svarbaus.
Nustatykite bendruosius aplankus, skirtus įvairių tipų dokumentams (pvz., Namų ūkio, mokesčių, automobilių, gimimo liudijimų ir kt.). Jums nereikia pernelyg tiksliai saugoti dokumentų, nes elektroninėse dokumentų sistemose galima ieškoti.
Tada nuskaitykite kiekvieną dokumentą ir laikykite jį aplanke pagal turinį. Suteikite kiekvienam unikalų failo pavadinimą, kad jį apibūdintumėte, kad jį būtų galima greitai rasti naudojantis kompiuterio paieškos funkcija. Be to, pridėjus datą failo pavadinimo pabaigoje, galima lengviau atskirti to paties tipo dokumentus nuo skirtingų laikotarpių. Pvz., Užuot iškvietę komunalinių paslaugų sąskaitą „utilitystatement.pdf“, pavadinkite „utilitystatement-Feb2019.pdf“.
Taip pat yra daugybė programų, kurios gali padėti greitai įrašyti ir saugoti įvairius dokumentus. Daugelį jų galima valdyti išmaniajame telefone ar planšetiniame kompiuteryje, todėl galite atsikratyti dokumentų (ypač kvitų), kai esate netoliese namų kompiuterio.
Laikyti kopijas
Norėdami gauti svarbiausius dokumentus, ekspertai pataria saugoti kelias kopijas. Tai gali reikšti, kad vieną kopiją laikote debesies saugykloje, kitą - standžiajame diske. Tai taip pat gali reikšti, kad vieną egzempliorių laikote elektroninėje byloje ir vieną spausdintinę kopiją - priešgaisriniame seife.
Dokumentai, kuriuos reikia saugoti amžinai
Nemažai dokumentų turėtų būti saugomi amžinai. Tai yra svarbiausia, ko jums gali prireikti bet kuriuo metu ateityje dėl įvairių priežasčių. Užtikrinę, kad jie laikomi saugioje vietoje ir kad kopija yra saugi, sutaupysite daug laiko, kai jų prireiks.
- Akademiniai įrašai: diplomai, nuorašai ir visi darbai, kurie gali būti naudojami ateityje teikiant paraišką dėl darbo
- Įvaikinimo dokumentai
- Krikšto pažymėjimai
- Gimimo liudijimai
- Mirties liudijimai: gali prireikti mokesčių tikslais
- Vairuotojo pažymėjimai
- Darbo įrašai: visi punktai, susitarimai, drausmės bylos ir veiklos peržiūros.
- Santuokos liudijimai
- Medicininiai įrašai
- Kariniai įrašai
- Pasai
- Senatvės ir pensijų įrašai
- Socialinio draudimo kortelės
- Testamentai
Dokumentai, kuriuos reikia laikyti tam tikrą laiką
Įsivaizduokite, kad ant jūsų darbo stalo sukrautos banko sąskaitos išrašai ir sąskaitos. Praėjus vos dešimtmečiui, šis turtas greičiausiai bus nepaprastai didelis. Yra daugybė dokumentų, daugiausia finansinių, kuriuos turėtumėte saugoti tam tikrą laiką, tačiau nereikia amžinai saugoti. Jums gali tekti kurį laiką juos kas mėnesį ar kas savaitę nurodyti, tada jie tiesiog tampa dar vienu popieriaus gabalu, kuris guli netvarką.
Keblu yra žinoti, kada galite atsikratyti tokio tipo įrašų. Nėra gero atsakymo į viską, tačiau rekomenduojamos gairės, pagrįstos tuo, kas tai yra:
- Kreditinės kortelės sąskaitos: susmulkinkite iškart, kai sumokėsite.
- Banko išrašai: vienas mėnuo
- Sąskaitos: vieneri metai už bet kokius su mokesčiais ar garantija susijusius dalykus; visos kitos sąskaitos turėtų būti susmulkintos, kai tik jos bus apmokėtos.
- Atlyginimai ir atlyginimai: vieneri metai arba tol, kol gausite W-2 ataskaitą už tuos mokestinius metus
- Investicijų įrašai: septyneri metai po to, kai uždarėte sąskaitą arba pardavėte vertybinius popierius.
- Mokesčių dokumentai: Septyneri metai, įskaitant jūsų padavimą ir visus lydinčius dokumentus, pvz., W-2 ir kvitus
- Pardavimo kvitai: Saugokite iki pagrindinių garantinių pirkimų, tokių kaip prietaisai ir elektronika, garantijos galiojimo laiko. Dėl daiktų, tokių kaip bakalėja ir drabužiai, kvitą laikykite tik tol, kol sužinosite, kad jo nereikės grąžinti prekėms.
- Nuomos sutartys: Laikykite tol, kol išsikraustysite ir negrąžinsite nuomotojo iš jūsų savininko indėlio.
- Namų gerinimo kvitai: saugokite, kol būstas bus parduotas.
- Transporto priemonės įrašai: saugokite, kol bus parduota valtis, automobilis ar motociklas.
Kaip atsikratyti dokumentų
Dokumentų smulkinimas yra pagrindinis būdas apsisaugoti nuo tapatybės vagystės. Paprastai yra tam tikrų dokumentų, kuriuos būtina susmulkinti. Tai apima viską, kas turi sąskaitų numerius, gimimo datas, mergautines pavardes, slaptažodžius ir PIN kodus, parašus ir socialinio draudimo numerius.
Jei dokumentai vis dar yra „aktyvūs“, turite juos laikyti, kad pamatytumėte, įdėkite juos į savo namų registravimo sistemą pagal temas. Susmulkinkite juos tik tada, kai jie nebebus naudojami.
Kokius dokumentus susmulkinti
Kai baigsite šiuos dokumentus ir nebereikės, galite juos susmulkinti:
- Bankomato kvitai
- Banko išrašai
- Gimimo liudijimo kopijos
- Atšaukti ir anuliuoti čekiai
- Kreditinių kortelių sąskaitos
- Kredito ataskaitos
- Vairuotojo pažymėjimai (nebegalioja)
- Darbo dokumentai, turintys bet kokią identifikavimo informaciją
- Pasų ir vizų galiojimo laikas
- Investicinių sąskaitų numeriai
- Teisiniai dokumentai
- Investicijos, akcijų ir turto sandoriai
- Prekės su parašu (nuomos sutartys, laiškai ir kt.)
- Bagažo etiketės
- Medicinos ir odontologijos įrašai
- Darbai su socialinio draudimo numeriu
- Slaptažodžiai ar PIN numeriai
- Užmokestis
- Iš anksto patvirtintos kreditinės kortelės paraiškos
- Kvitai su tikrinamųjų sąskaitų numeriais, kreditinių kortelių numeriais ar kita identifikavimo informacija
- Mokesčių formos
- Nuorašai su identifikavimo informacija
- Kelionių maršrutai
- Naudoti lėktuvų bilietai
- Sąskaitos už komunalines paslaugas (telefonas, dujos, elektra, vanduo, kabelinė televizija, internetas ir kt.)
Visa kita, pavyzdžiui, dokumentus, galite tiesiog perdirbti. Įsitikinkite, kad nustatyta lanksti registravimo sistema, kad galėtumėte tikrinti šiuos dokumentus. Taip pat pravartu įprasti reguliariai peržiūrėti saugomus dokumentus. Pabandykite tai padaryti mokėdami sąskaitas, pateikdami mokesčius ar pasirūpindami panašia pasikartojančia užduotimi, kad nepamirštumėte ir jūsų dokumentai nepatektų į rankas.
