Padėkite kurti svetainę ir pasidalykite straipsniu su draugais!
Verslo perkėlimas į naują biuro vietą yra daugiapakopis procesas, reikalaujantis kruopštaus planavimo ir kelių pasirengimo veiksmų. Kaip ir bet kurio didelio projekto atveju, geriausia paskirstyti darbo krūvį ir paskirti konkrečias užduotis skirtingiems darbuotojams. Ankstyvas proceso pradžia ir atviro bei dažno bendravimo palaikymas yra raktai į sėkmingą ir mažiau įtemptą judėjimą.
Sukurkite laiko juostą
Sukurkite laiko juostą, apimančią visus esminius jūsų žingsnio etapus. Norėdami įsitikinti, kad tvarkaraštis yra įmanomas, aptarkite planą su visais komandos nariais, dalyvaujančiais šiame žingsnyje. Būkite realistiški, kiek jums reikės laiko. Mažam biurui pasiruošti gali prireikti mažiausiai trijų mėnesių, o vidutinio ir didelio biuro - šešiems - aštuoniems ar daugiau mėnesių. Bet kokiu atveju svarbiausia pradėti kuo anksčiau.
Sukurkite naują erdvę
Kitas žingsnis - surinkti visą turimą informaciją apie naują erdvę. Pabandykite gauti brėžinius ar grindų išdėstymą, kad galėtumėte nustatyti pagrindinius komponentus, tokius kaip elektros lizdai ir sandėliavimo vietos, ir pradėti kurti naują biuro išdėstymą. Taip pat pravartu turėti bendrą dabartinės erdvės išdėstymo planą, kad galėtumėte palyginti abu. Jei dabartiniame biure yra sričių, kurios neveikia, nustatykite jas dabar, kad jūsų naujoje erdvėje būtų galima išvengti tų pačių problemų.
Be to, sudarykite galimų naujos erdvės problemų sąrašą, pvz., Mažesnę priėmimo zoną ar mažesnę saugojimo talpą, o gal didesnę atvirą erdvę, kuriai reikia daugiau kabinų ar laikinų sienų. Gali tekti samdyti stalius, dailininkus, elektrikus, sistemų montuotojus ar kitus specialistus, kurie prieš įsikeliant pastatytų sienas, pridėtų laidus ar atliktų kosmetikos pakeitimus.
Sukurkite savo judančią komandą
Vidutiniams ir dideliems biurams paskirkite ką nors (arba paprašykite savanorių) iš kiekvieno skyriaus ar skyriaus, kuris koordinuos jų konkrečią sritį. Tai gali būti paskirta skyriaus vadovui ar vadovui, kuris tada gali užtikrinti, kad kiekvienas darbuotojas prisiima atsakomybę už savo darbo stalo, bylų ir asmeninių daiktų pakavimą. Mažesniuose biuruose galite būti vienas. Jei taip, nustatykite keletą pagrindinių žmonių, kurie gali padėti koordinuoti judėjimą.
Jūsų komanda taip pat gali padėti nustatyti dabartines senosios erdvės problemas ir rasti galimus naujojo biuro sprendimus. Tai puikus būdas įtraukti kitus požiūrius ir pasiekti sutarimą kelyje, ypač jei kai kurie darbuotojai nepalaiko pokyčių.
Vykdyti reguliarius susitikimus
Savo tvarkaraštyje nustatykite reguliarius susitikimus, kuriuose aptarsite žingsnį ir jo eigą su visais darbuotojais. Svarbu informuoti visus ir skirti laiko spręsti darbuotojų rūpesčius ir pastabas. Judėjimas kelia įtampą visiems dalyvaujantiems žmonėms ir gali būti labiau įtemptas, jei nepakankamai pranešama apie sprendimus.
Nustatykite savo biudžetą
Jei jūsų judėjimui paskirta konkreti biudžeto suma, svarbu išsiaiškinti išlaidas prieš samdant kraustytojus ar net prieš supakuojant pirmąją dėžę.
Priskirti užduotis
Tegul jūsų judanti komanda sukuria užduočių, kurias reikia atlikti per kelias savaites prieš jus persikeliant, sąrašą ir įsitikinkite, kad kritinės užduotys yra įtrauktos į laiko juostą / tvarkaraštį. Paklauskite kiekvieno skyriaus vadovo ar vadovo, ko reikia iš jų teritorijos, kuri gali apimti specializuotų paslaugų teikėjus, pavyzdžiui, telefono linijų montuotojus ar kompiuterių tinklo specialistus. Taip pat įsitikinkite, kad uždengtos bendrosios patalpos, tokios kaip registratūra, vestibiulis ir saugojimo vietos.
Pasamdykite judėjus
Darbuotojų samdymas yra viena iš svarbiausių verslo perkėlimo užduočių, ir yra kraustymosi įmonių, kurios specializuojasi biurų perkėlime. Kaip ir bet koks namų ūkio kraustymasis, svarbu įsitikinti, ar įmonė yra patikima ir ar jūs gaunate geriausią aptarnavimą už išlaidas. Atlikite tyrimus, užduokite tinkamus klausimus ir paprašykite įmonės atvykti į jūsų biurą įvertinti jūsų žingsnio.
Ši užduotis gali būti paskirta vienam asmeniui ar grupei arba keliems skirtingiems žmonėms, kiekvienam paskambinus konkrečioms įmonėms ir tada lyginant užrašus. Bet kokiu atveju pradėkite anksti, kad įsitikintumėte, jog gaunate geriausią kainą ir atitinkate jūsų poreikius.
Sudarykite kontaktų sąrašą
Kontaktų sąrašas padeda užtikrinti, kad visi, su kuriais dirbate, įskaitant tiekėjus ir klientus, žinotų, kad keliaujate. Verta paskirti šią užduotį vienam prižiūrėti asmeniui, kad kontaktai nenukristų. Norint pranešti klientams ir klientams reikia konkrečios komunikacijos apie jūsų naują vietą ir tai, kaip verslas veiks perkraustymo metu. Tokia informacija yra būtina norint užtikrinti, kad jūsų klientai nesikreiptų į jūsų paslaugas kitur.
